Posted 21 August, 2015 by Ela Stapley

Turning an Idea into an Action Plan: documenting our work with Directorio Legislativo

Credit: Maya Richman

Credit: Maya Richman

This is the story of an organization who reached out to us for help in turning a great tech idea into an action plan.

(Versión en español abajo)

Our first Matchbox partner in Latin America was Fundación Directorio Legislativo (Directorio Legislativo), an Argentinian organization promoting dialogue and transparency within the Argentine parliament. One of their transparency efforts is to track changes to legal bills as they make their way through the legislative process. They used to track  these changes by hand, but knew that the right technology could allow them to automate the process. This is when they reached out to us through the Matchbox project to get help in finding (or building) the platform they envisioned.

The engine room helped them get the ball rolling by assisting them with the planning and design of the project, and now we’re happy to report that their project got funded to continue building the platform they need! In this blog post, we share how we worked with Directorio Legislativo – and what we learned along the way.

Putting a wireframe around the idea

The engine room had the opportunity to help Directorio Legislativo define their tech project in a way that others could understand and support (through funding, application development, and possibly other ways). We’ve found that wireframing is a great way of translating ideas into a design. Wireframes are basic visual representations of website pages that show how information will be presented, and how a user can interact with it. To build wireframes for Directorio Legislativo, we needed to go through these three steps.

First, we needed to ensure that the engine room and Directorio had the same understanding of what tracking a parliament bill involves. How does a bill travel through parliament, and what information would the project’s audience (advocates, journalists and legislators) find most useful? We met Directorio Legislativo so that they could explain this to us in person and followed up with weekly chats to clarify any questions raised.

Second, we worked with Directorio Legislativo to find out how they planned to use the tool. This meant asking a lot of questions about how they normally worked with legal bills, and how they thought the tool should be designed. Some of our questions included:

  • Who uses the information you produce and release?
  • How do you currently collect and manage information about legislation?
  • What kind of data do you have on legislation?
  • How much data do you have?
  • How is the data stored?
  • What data is missing?
  • What is the process for collecting data?
  • How do you manage information you gather on a particular bill?
  • How do you envisage using the data?

Third, we developed a set of wireframes using the information we collected, showing our ideas on how to visualize the information simply and efficiently. A big part of this process was working closely with Directorio legislativo to decide how to display information so that visitors could understand three key things at a glance: the status of the bill; what changes have been made to it; and who made them.

Building on our frame-foundation

Now that we had a shared understanding of what type of platform Directorio Legislativo needed, we needed to identify the next steps to make it happen.

We stressed the importance of reviewing the code of similar open source projects such as Pombola and SayIt (both of which are from MySociety). If it’s a good fit, using existing code can save both time and resources. (If you’re interested, we documented a few other similar projects in this blog post.)

Since Argentina already publishes lots of information on politicians and their activities, we recommended that Directorio Legislativo work with experts in data scraping to create a database with relevant information such as names of legislators, topics being discussed in Congress and names of commissions. This information would come from government web-pages as well as from legal bills already obtained by Directorio Legislativo.

We also suggested that Directorio Legislativo should start from a prototype. We recommended that Directorio work with developers to build a minimum viable product (or MVP) based on the wireframes, so that end users (advocates, journalists and legislators) could test it and provide feedback to ensure that the tool was useful and focused on their needs.

One of the most pressing issues for organizations wanting to work on a tech project is costing out tech support. It can be difficult to judge how much you should be paying for a programmer and how much time a project will take. To help tackle this challenge, we work with organizations to develop budgets for their tech projects. We drew up a list of costs for the next phase of Directorio Legislativo´s project including the cost of running two workshops (a data scraping sprint, and a focus group to get feedback from end-users), the design of the site, web development and database development.

Happy ending and next steps

These suggestions and budget were incorporated into a funding proposal to support Directorio Legislativo’s vision. We’re happy to report that they were successful in getting the financial support they need for an MVP from Hivos! Directorio Legislativo will now collaborate with data scrapers and programmers to build a prototype of the platform, which they will then test.

In this phase of the project Directorio will be working with the talented people at Wingu, who will help prepare the data for the platform. We’re excited to be joining them in August to help facilitate their data scraping sprint and the focus group.

When asked how this Matchbox partnership went, Agustina de Luca of Directorio Legislativo said:

“Working with the engine room was a really positive experience. Right from the outset the collaboration allowed us to plan and design in detail the functionality, layout, and use of the platform that we wanted to build. A quick and dynamic workflow allowed both organizations to work together to create a mockup of the site that we are now using in the next phase of the project.”

We’ll continue to learn from Directorio and our other Matchbox partners about what kind of support is most helpful, and when – and we’ll continue to document what we learn here. Stay tuned!

Convertir una idea a un plan de acción: documentar nuestro trabajo con la Fundación Directorio Legislativo

Esta es la historia de una organización que se acerca a nosotros en busca de ayuda para llevar una gran idea de tecnología a un plan de acción.

Nuestro primer socio de Matchbox en América Latina fue la Fundación Directorio Legislativo (Directorio Legislativo), una organización argentina que promueve el diálogo y la transparencia con el Parlamento Argentino. Uno de los esfuerzos para la transparencia es monitorear el cambio de las iniciativas de ley, mientras se abren paso por el proceso legislativo.

Anteriormente se daba seguimiento a estos cambios de manera manual, pero sabían que la tecnología adecuada podría permitirles automatizar el proceso. Fue entonces cuando acudieron a nosotros a través del proyecto Matchbox, para ayudarles a encontrar (o construir) la plataforma que habían imaginado.

The engine room les ayudó a arrancar por medio de asesorías para la planeación y el diseño del proyecto ¡Y ahora nos da gusto reportar que su proyecto fue financiado para poder seguir construyendo la plataforma que necesitan! En esta publicación del blog, compartimos la forma en la que trabajamos con Directorio Legislativo, así como lo que aprendimos en este proceso.

Esquematizar una idea con wireframe

The engine room tuvo la oportunidad de ayudar a Directorio Legislativo a definir su proyecto tecnológico de manera que otros pudieran entender y apoyar (por medio de fundaciones, desarrollo de aplicaciones, y probablemente de otras formas). Descubrimos que poner esquematizar con la herramienta wireframe es una muy buena manera de traducir una idea en un diseño. Wireframe consta de representaciones visuales básicas de páginas web que muestran cómo se va a  presentar la información, y cómo va a interactuar con ella el usuario. Para esquematizar el Directorio Legislativo, tenemos que seguir estos tres pasos.

Primero, necesitábamos asegurarnos de que the engine room y Directorio tuvieran la misma idea de lo que implicaba monitorear las iniciativas del parlamento.

¿Cuál es el recorrido de una iniciativa en parlamento, y qué información se le haría más útil a la audiencia del proyecto (promotores, periodistas y legisladores)? Nos vimos con Directorio Legislativo para que nos pudieran explicar esto personalmente, y dimos seguimiento con chats semanales para aclarar cualquier duda que pudiera surgir.

Segundo, trabajamos con Directorio Legislativo para averiguar cómo planeaban utilizar la herramienta.  

Esto implicaba hacer muchas preguntas sobre la forma en que comúnmente trabajan con las iniciativas de ley, y cómo pensaban que se debía diseñar la herramienta. Entre nuestras preguntas figuraban:

  • ¿Quién utiliza la información que producen y hacen pública?
  • ¿Actualmente, cómo recolectan y manejan la información acerca de la legislación?
  • ¿Con qué tipo de datos cuentan sobre la legislación?
  • ¿Qué tanta información tienen?
  • ¿Cómo se almacenan los datos?
  • ¿Qué datos faltan?
  • ¿Cuál es el proceso de recolección de datos?
  • ¿Cómo manejan la información que obtienen de una iniciativa en particular?
  • ¿De qué manera visualizan la utilización de los datos?

Tercero, desarrollamos un conjunto de esquemas con wireframe, utilizando la información que obtuvimos, mostrando nuestras ideas de cómo visualizar la información de manera sencilla y eficiente. Gran parte de este proceso fue trabajar de cerca con Directorio Legislativo, para decidir cómo presentar información para que los visitantes pudieran entender tres aspectos clave desde el primer vistazo: el estatus de la iniciativa, qué cambios se le han hecho, y quién los hizo.

Construcción sobre la base del esquema wireframe

Una vez que nos entendimos sobre el tipo de plataforma que necesitaba Directorio Legislativo, teníamos que identificar los siguientes pasos para convertirlo en realidad.

Remarcamos la importancia de revisar el código proyectos similares de fuentes abiertas, tales como Pombola y SayIt (ambos pertenecen a MySociety). Si les queda bien, el hecho de utilizar un código existente puede ahorrar tiempo y recursos. (Si le interesa, en esta publicación documentamos otros cuantos proyectos similares.)

Partiendo del hecho de que Argentina ya publica mucha información acerca de los políticos y sus actividades, le recomendamos a Directorio Legislativo trabajar con expertos en recolección de datos para crear una base de datos con información relevante, como nombres de los legisladores, temas de discusión en el Congreso y nombres de las comisiones. Esta información se tomaría de páginas web del gobierno, así como de leyes ya obtenidas por Directorio Legislativo.

También sugerimos a Directorio Legislativo empezar partiendo de un prototipo. Les recomendamos trabajar con programadores para construir un producto viable mínimo (o MVP, por sus siglas en inglés) basado en los esquemas wireframe, para que los usuarios finales (promotores, periodistas y legisladores) puedan probarlo y dar retroalimentación para estar seguros de que la herramienta fue útil y se enfocó en sus necesidades.

Uno de los problemas más recurrentes para las organizaciones que quieren trabajar en un proyecto de tecnología es pagar por el apoyo técnico. Puede ser difícil determinar cuánto se le debería pagar a un programador y qué tanto tiempo requerirá el proyecto. Para ayudarles a enfrentar este desafío, trabajamos con organizaciones para crear un presupuesto para sus proyectos de tecnología. Hicimos una lista de los costos para la siguiente fase del proyecto de Directorio Legislativo, incluyendo el costo de la operación de dos talleres (un sprint de recolección de datos, y un grupo de enfoque con los usuarios finales para obtener retroalimentación), el diseño del sitio, la programación web y el desarrollo de bases de datos.

Una exitosa conclusión y los pasos a seguir

Estas sugerencias y el presupuesto se incorporaron a la propuesta de un fondo para apoyar la visión de Directorio Legislativo. ¡Nos da gusto anunciar que obtuvieron con éxito el apoyo financiero que necesitaban para un MVP de Hivos! Ahora, en colaboración con extractores de datos y programadores, Directorio Legislativo construirá un prototipo de la plataforma, que después pondrán a prueba.

En esta fase del proyecto, Directorio trabajará con el talentoso personal de Wingu, quienes ayudarán a preparar los datos para la plataforma. Nos emociona la idea de unirnos con ellos en agosto para ayudarles a conducir su sprint de extracción de datos y su grupo de enfoque.

Cuando nos preguntaron cómo nos fue en la asociación Matchbox, Agustina de Luca del Directorio Legislativo comentó:

“Trabajar con the engine room fue una experiencia sumamente positiva. Desde el principio, gracias a la colaboración pudimos planear y diseñar a detalle la funcionalidad, el diseño gráfico y el uso de la plataforma que queríamos construir. El rápido y dinámico flujo de trabajo permitió a ambas organizaciones colaborar para crear una maqueta del sitio que vamos a usar en la siguiente fase del proyecto.”

Seguiremos aprendiendo de Directorio y de nuestros otros socios de Matchbox acerca de qué tipo de apoyo es más útil, y seguiremos documentando lo que aprendamos aquí. ¡Sigan pendientes!

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