O que faz com que uma política de segurança continue sendo usada por uma equipe depois que uma parceria chega ao fim? Essa pergunta permeou nossa colaboração de seis meses do programa Matchbox com o Instituto Lamparina do Brasil, e orientou muitas das decisões que tomamos em conjunto.
Nossa parceria resultou na criação de uma política de segurança organizacional, uma política de uso responsável de dados – que estabelece como os dados são mantidos, arquivados e excluídos, e uma política de uso de IA, todas disponíveis em português e inglês. O resultado mais interessante, e aquele sobre o qual vale a pena escrever, foi o que o próprio processo nos ensinou sobre o que faz uma política se sustentar ao longo do tempo. Cada uma das lições abaixo responde à nossa pergunta inicial.
O Instituto Lamparina tece ecossistemas narrativos no Brasil
O Instituto Lamparina é uma organização liderada por mulheres que atuam na construção de narrativas para fortalecer a democracia no Brasil a partir de uma perspectiva de justiça de gênero, racial e climática. A organização tece ecossistemas narrativos, realiza pesquisas e desenvolve campanhas coletivas com parceiros em todo o país.
O trabalho do Instituto Lamparina trata de informações sensíveis: redes de contatos construídas ao longo de anos e materiais compartilhados em caráter confidencial por parceiros. Além disso, elas trabalham em um ambiente onde o assédio direcionado, doxxing e vigilância são comuns. A equipe do Instituto Lamparina chegou ao Matchbox com três prioridades bem definidas. Elas buscavam: uma política de uso de dados e de IA que pudessem adotar em sua prática cotidiana; mais segurança nas ferramentas que utilizam diariamente; e uma base de contatos mais organizada. Essa clareza guiou nossa parceria desde a primeira conversa.
As políticas se sustentam quando partem de práticas já existentes
Nós desenvolvemos uma avaliação para descrever como a equipe do Instituto Lamparina já trabalhava. Realizamos entrevistas, uma revisão da documentação, pesquisas sobre o contexto jurídico e político brasileiro e uma sessão coletiva de mapeamento de processos que produziram, em conjunto, um retrato da organização, e não uma pontuação.
Este retrato mostrou uma organização que está disposta a experimentar novas ferramentas, que consolidou suas comunicações internas de forma consciente, que aborda a IA com curiosidade — sem adoção acrítica nem recusa generalizada — e que já informa às pessoas o que coleta e o porquê. Trabalhar a partir desse ponto de partida nos permitiu calibrar nossas recomendações de acordo com os riscos que a equipe realmente enfrenta, e poder dizer abertamente quais práticas deveriam permanecer exatamente como estavam.
A proporcionalidade tornou-se um dos valores centrais incorporados à própria política: medidas adequadas ao nível de risco, com requisitos mínimos aplicáveis a todas as pessoas, e práticas reforçadas reservadas para atividades de alto risco. O mesmo princípio orientou a forma como lidamos com os materiais mais sensíveis. Analisamos opções de auto-hospedagem e as apresentamos como algo a ser testado de forma limitada, no ritmo definido pela própria equipe. Uma integrante da equipe do Lamparina descreveu a análise resultante como “possível de implementar”, que é justamente a resposta que buscávamos produzir.
O aprendizado mais amplo para outras organizações é que uma política se sustenta quando é adaptada à forma como uma equipe já trabalha. Uma política escrita a partir das práticas existentes pede que as pessoas continuem fazendo o que já fazem, mas de maneira um pouco mais intencional.
Uma política de IA funciona quando acompanha as práticas que já existem
Quando chegamos à política de uso de IA, a equipe já havia realizado sua própria formação sobre IA e utilizava assistentes de IA semanalmente em seu trabalho de pesquisa. Essa sequência acabou sendo bastante instrutiva.
Isso fez com que as perguntas mais relevantes fossem específicas: quais dados podem ser inseridos em quais ferramentas? O que precisa ser verificado antes que alguém possa confiar em um resultado? O que deve ser registrado? E o que a organização espera dos consultores com quem trabalha? Escrever uma política nesse nível de detalhe dá estrutura a algo que já está em andamento — situação em que a maioria das organizações da sociedade civil se encontra quando chega o momento de elaborar uma política desse tipo. Reconhecer isso muda a forma do documento, e também afeta quem o lê.
Existem pouquíssimos recursos desse tipo disponíveis em português do Brasil. Essa é a parte da parceria que esperamos adaptar com mais frequência para outros parceiros.
A governança de dados ultrapassa os limites da própria organização
Durante a parceria, a equipe levantou uma questão que nossa avaliação não havia previsto. Grande parte do trabalho do Instituto Lamparina acontece em plataformas de armazenamento de parceiros – entrando como convidados -, e a propriedade desses arquivos fica com quem é proprietário dessas pastas de armazenamento.
O princípio que estabelecemos é que o direito de acesso pertence à organização, e não a uma pessoa individualmente. Sendo assim, a política de uso responsável de dados agora inclui um protocolo para trabalhar em ambientes de terceiros, além de um breve acordo para ser apresentado aos parceiros no início de trabalhos compartilhados.
Este aprendizado vai muito além do Instituto Lamparina. Para qualquer organização cujo trabalho dependa de coalizões e colaboração, uma política de dados que cubra apenas seus próprios sistemas contempla apenas parte da realidade. Os arquivos mais importantes podem estar armazenados no ambiente de outra pessoa, sob regras de propriedade e acesso definidas por outra organização. Vale a pena perguntar, no início de qualquer trabalho compartilhado, onde o trabalho ficará efetivamente armazenado e quem terá acesso a ele quando a colaboração chegar ao fim.
A devolutiva dos resultados é, por si só, uma intervenção
Uma avaliação transforma uma organização antes mesmo que uma única recomendação seja implementada. Mapear as práticas de uma equipe mostra onde está sua atenção e o que ela considera valioso, e é natural que as equipes passem por esse processo esperando um diagnóstico.
Nós aprendemos que o trabalho funciona melhor quando tratamos a devolutiva com o mesmo cuidado dedicado à análise. Algumas questões são importantes para que se tenha uma compreensão clara dos pontos específicos que precisam de cuidado, evitando uma sensação de que tudo precisa de atenção, como: compartilhar sua abordagem e os princípios fundamentais antes de redigir o texto completo da política; identificar desde cedo quais práticas não precisam de nenhuma mudança; e devolver rapidamente a síntese dos resultados. É essa mudança que torna a implementação possível, e ela deve fazer parte do desenho do processo, em vez de ser deixada ao acaso.
O acesso linguístico influencia o que um projeto consegue enxergar
Esta foi a primeira parceria liderada por um responsável de projeto em um idioma que ele não fala. Dessa forma, a interpretação durante os encontros, a tradução de transcrições e documentos e a participação de colegas com conhecimento regional foram incorporadas ao projeto desde o início.
O valor disso foi muito além da compreensão. Nossa colega responsável pelo apoio linguístico perguntou logo no início como a organização preferia ser denominada, e foi assim que aprendemos a escrever “Instituto Lamparina” nas comunicações e documentações formais. Questões desse tipo revelam pressupostos que permanecem invisíveis quando todas as pessoas trabalham em um único idioma. O apoio linguístico faz parte do método, e não apenas da logística.
O que aprendemos desta parceria
O Instituto Lamparina agora conta com três políticas em ambos os idiomas de trabalho, um conjunto de recomendações para a configuração de segurança e um caminho claro para organizar sua base de contatos. A equipe está avançando na adoção das políticas em seu próprio ritmo, e nosso suporte pontual continua disponível.
A partir dessa parceria passamos a contar com uma abordagem para políticas de IA que podemos adaptar para outros parceiros, uma compreensão mais sólida do contexto jurídico e do cenário de ameaças no Brasil, além de novos materiais em português em uma área na qual há poucos recursos disponíveis. O resultado mais claro, porém, é uma equipe com confiança para continuar realizando um trabalho público ambicioso, de forma segura, apoiada em documentos que ajudou a escrever e que, portanto, conseguem sustentar.
Então, o que aprendemos sobre como elaborar políticas que se sustentem depois que uma parceria chega ao fim? Elas partem das práticas existentes. Respondem às perguntas específicas que uma equipe já está fazendo. Consideram o trabalho que acontece para além dos limites da própria organização. E a forma como os resultados são devolvidos é quase tão importante quanto o que eles dizem. Nada disso garante a adoção das políticas, mas ajuda que estes documentos sejam apropriados pela equipe da organização.
Quer colaborar?
Se você tem dúvidas sobre como integrar tecnologia e dados de maneira mais eficiente e segura ao seu trabalho de justiça social, entre em contato. Estamos sempre interessados em colaborar com grupos engajados e comprometidos com a transformação social. Você também pode agendar uma conversa de apoio pontual conosco.
Saiba mais sobre nosso programa Matchbox ou leia o post de anúncio que marcou o início desta parceria.